Verwaltung · Eventmanagement · Projektunterstützung

Für eine wissenschaftsnahe Organisation im öffentlichen Umfeld suchen wir im Auftrag unseres Kunden eine zuverlässige und strukturierte Assistenz / Bürokauffrau (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsstelle. Die Position ist befristet bis 23.12.2026 und bietet ein vielseitiges Aufgabenspektrum mit organisatorischem und koordinierendem Schwerpunkt.

• Einstieg in ein spannendes und innovatives Arbeitsumfeld
• Option auf Verlängerung oder Übernahme bei guter Leistung
• Flexibles Arbeitsmodell: 35 oder 39 Stunden/Woche - je nach persönlichem Wunsch / Möglichkeiten 
• Moderner Arbeitsplatz in Jülich mit guter Anbindung und kostenlosen Parkplätzen
• Gehalt je nach Erfahrung zwischen 3.200 € - 4.000 € im Monat 
• 1–2 Tage Homeoffice pro Woche nach erfolgreicher Einarbeitung (in Absprache)

Administrative Assistenz

• Eigenständige Übernahme aller anfallenden administrativen Aufgaben für die Leitung der Geschäftsstelle
• Bestellung und Abwicklung von Einkäufen (Material & Dienstleistungen)
• Vor- und Nachbereitung von Reisekostenanträgen und -abrechnungen
• Pflege digitaler Publikationslisten
• Unterschriftsreife Vorbereitung interner und externer Korrespondenz
• Verwaltung des Ablagesystems sowie des zentralen E-Mail-Postfachs

Eventmanagement

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Veranstaltungen
• Koordination mit Tagungsstätten, Technikern und externen Dienstleistern
• Abstimmung mit Catering- und Bewirtungsunternehmen
• Betreuung von Gästen inkl. Hotelbuchungen, Reise- und Transportplanung

Projekt- und Finanzunterstützung

• Unterstützung bei der Erstellung von Sachberichten und Finanzübersichten
• Vorbereitung von Daten zur Rechnungserstellung an externe Einrichtungen
• Einholen und Prüfen von Abrechnungsunterlagen (z. B. Zeitnachweise, Belege)
• Mitarbeit bei projektbezogenen Abrechnungsverfahren im Drittmittelumfeld
• Unterstützung im Projektcontrolling von Forschungsprojekten

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert
• Sicheres, freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sehr gutes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen

• Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft

  Rahmenbedingungen:

• Einsatzort: Jülich
• Zeitraum: Befristet bis zum 23.12.2026 (Option auf Verlängerung)
• Arbeitszeit: 35 oder 39 Stunden/Woche
• Start: Ab sofort - (eine zeitnahe Verfügbarkeit ist zwingende Voraussetzung)

Unsere Stellenausschreibungen beziehen sich auf alle Geschlechter, Lebensmodelle und Biografien.

Sollte der Standort oder das beschriebene Tätigkeitsfeld Sie nicht ansprechen, bewerben Sie sich bitte trotzdem. Im gemeinsamen Gespräch finden wir heraus, was Ihr zukünftiger Arbeitgeber bieten sollte. Wir suchen derzeit an vielen verschiedenen Standorten und Branchen nach tollen Mitarbeitern für die Verwaltung.

Kununu Score / Awex HR Consulting: 4,9 - Weiterempfehlung: 100%

Das sind unsere Kandidatenstimmen: „Sehr guter und professioneller Personaldienstleister! Man ist dort sehr gut aufgehoben und wird super betreut.“ (Bewerber Personalsachbearbeitung), „Absolut sympathische und kompetente Vermittlung! Ich habe mich gut aufgehoben gefühlt.“ (Bewerber Finanzbuchhaltung)

Sie fühlen sich angesprochen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Awex HR Consulting GmbH
Richmodstrasse 27 - 50667 Köln  
Florian Borsch
Tel. 0221 / 97 58 85 0
E-Mail: bewerbung@awex-hr.de
Website: http://awex-hr.de